การจัดงานประเภทต่างๆ ที่จำเป็นจะต้องมีการจัดเลี้ยงนั้น เรื่องสำคัญที่ไม่สามารถมองข้ามได้คือการหาสถานที่จัดงานให้เหมาะสมกับการที่ต้องการจะจัดนั่นเอง ซึ่งสถานที่ตัดเลี้ยงนั้นเรียกได้ว่าเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่จะช่วยสร้างความประทับใจให้กับผู้ที่มาร่วมงาน และช่วยให้การจัดงานเป็นไปอย่างราบรื่น ซึ่งในบทความนี้จะมาแนะนำถึง 8 เทคนิคหาสถานที่จัดเลี้ยงอย่างไรให้เหมาะสมกับงาน เพื่อให้การจัดงานเลี้ยงที่จะจัดขึ้นนั้นประสบความสำเร็จนั่นเอง
1. กำหนดประเภทของงานให้ชัดเจน
การกำหนดประเภทของงานให้ชัดเจนนั้นจะช่วยให้การเลือกสถานที่จัดเลี้ยงทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น เพราะว่างานเลี้ยงแต่ละประเภทนั้นมีรายละเอียดปลีกย่อยที่แตกต่างกันออกไป ทำให้การเลือกสถานที่จัดเลี้ยงนั้นจำเป็นต้องมีรายละเอียดที่แตกต่างกันไปด้วย ยกตัวอย่างเช่นการเลี้ยงแบบบุฟเฟต์นั้นจำเป็นต้องหาสถานที่จัดเลี้ยงที่มีความกว้าง เนื่องจากรูปแบบของงานนั้นผู้มาร่วมงานจะต้องเดินไปมาเพื่อตักอาหาร หรือการจัดเลี้ยงแบบโต๊ะจีนที่จำเป็นต้องเว้นระยะห่างระหว่างโต๊ะให้เหมาะสม เพราะว่าผู้ให้บริการจำเป็นต้องเดินเสิร์ฟอาหารตลอดเวลา
รวมไปถึงเรื่องของเวลาในการจัดงานว่าเป็นงานกลางวัน / งานกลางคืน เพราะงานแต่ละช่วงเวลาก็จะมีรายละเอียดของการจัดเตรียมสถานที่ไม่เหมือนกัน ซึ่งจะเป็นเรื่องของการตกแต่งสถานที่ การจัดเตรียมเรื่องของแสงสว่างต่างๆ นั่นเอง ซึ่งเมื่อกำหนดประเภทของงานได้ชัดเจนแล้ว การหาสถานที่จัดงานก็สามารถเลือกได้ตรงกับความต้องการ และความเหมาะสมมากที่สุดนั่นเอง
2. ควรรู้จำนวนผู้ร่วมงาน
จำนวนของผู้ร่วมงานคือสิ่งที่จะมากำหนดขนาดของสถานที่จัดเลี้ยง เพราะว่าถ้ามีผู้มาร่วมงานเป็นจำนวนมาก สถานที่จัดเลี้ยงก็ต้องมีขนาดใหญ่มากขึ้น แต่ถ้ามีผู้มาร่วมงานไม่มากก็จะใช้สถานที่จัดเลี้ยงที่มีขนาดเล็กลงมา ซึ่งการวางแผนจัดงานนั้นควรมีประเมินก่อนว่าอยากให้มีผู้มาร่วมงานประมาณกี่คน เพื่อที่จะได้เตรียมหาสถานที่จัดงานให้เหมาะสมกับจำนวนของผู้ที่มาร่วมงานนั่นเอง
3. เลือกสถานที่ตามงบประมาณ
สิ่งที่เป็นปัจจัยหลักสำหรับการเลือกสถานที่จัดเลี้ยงนั่นคือเรื่องของงบประมาณ เพราะว่าการจัดงานแต่ละครั้งย่อมมีค่าใช้จ่ายในภาพรวมออกมาอยู่แล้วว่ามีงบประมาณมากน้อยขนาดไหน ถ้างบประมาณที่เตรียมไว้ถูกนำไปใช้ในเรื่องของสถานที่จัดเลี้ยงมากจนเกินไป ก็จะทำให้การเตรียมงานในส่วนอื่นๆ อาจจะมีความไม่สะดวก หรือทำได้ไม่เต็มที่
ซึ่งการเลือกสถานที่จัดเลี้ยงนั้นต้องเลือกให้เหมาะสมกับจำนวนของงบประมาณที่มี ไม่ควรใช้งบประมาณในเรื่องของสถานที่จัดงานมากจนเกินไป ควรใช้งบประมาณที่มีเลือกสถานที่จัดเลี้ยงให้เหมาะสมกับรูปแบบงาน และตรงกับจุดประสงค์ของการจัดเลี้ยงให้มากที่สุด
4. มีสิ่งอำนวยความสะดวกที่เหมาะสม
สิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ นั้นเป็นอีกหนึ่งประเด็นที่จะตัดสินได้ว่าสถานที่จัดงานนั้นเหมาะสมกับงานจัดเลี้ยงในรูปแบบที่ต้องการหรือไม่ ซึ่งสิ่งอำนวยความสะดวกพื้นฐานต่างๆ ควรนำมาพิจารณาเป็นอันดับแรกนั่นคือเรื่องของที่จอดรถว่ามีเพียงพอสำหรับผู้ที่จะมาร่วมงานหรือไม่ นอกจากนี้ยังควรพิจารณาในเรื่องของห้องน้ำ ว่ามีความสะอาด สะดวก เหมาะสมกับการใช้งานมากน้อยเพียงใด
นอกจากนี้ก็จะเป็นในเรื่องของอุปกรณ์อำนวยความสะดวกอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะ เก้าอี้ เครื่องปรับอากาศ เครื่องเสียง ระบบไฟฟ้า ซึ่งถ้าสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ นั้นมีครบถ้วน หรือไม่ครบถ้วนตามความต้องการในการจัดเลี้ยงก็จะช่วยให้สามารถตัดสินใจเลือกสถานที่จัดเลี้ยงได้ง่ายขึ้นนั่นเอง
5. ต้องเดินทางได้สะดวก
การจัดเลี้ยงนั้นจำเป็นที่จะต้องคำนึงถึงความสะดวกในการเดินทางของผู้ที่จะมาร่วมงานเป็นสำคัญ เนื่องจากผู้ที่มาร่วมงานไม่ได้เดินทางด้วยรถส่วนตัวทุกคน บางคนอาจจะใช้บริการขนส่งสาธารณะ ทำให้การเลือกสถานที่จัดเลี้ยงจำเป็นต้องหาสถานที่ซึ่งผู้ที่มาร่วมงานสามารถเดินทางได้สะดวก โดยอาจจะเป็นสถานที่ซึ่งอยู่ในแหล่งชุมชน ติดถนนใหญ่ มีรถโดยสารสาธารณะประเภทต่างๆ ผ่าน ไม่ว่าจะเป็นรถเมล์ แท็กซี่ รถไฟฟ้า
ซึ่งเรื่องความสะดวกในการเดินทางนั้นเรียกได้ว่ามีส่วนในการตัดสินใจว่าจะมาร่วมงานหรือไม่ค่อนข้างมากเลยทีเดียว ดังนั้นการจัดเลี้ยงจึงควรเลือกสถานที่ซึ่งสะดวกในการเดินทางสำหรับผู้ที่จะมาร่วมงานให้มากที่สุด
6. ควรไปดูสถานที่จริง
เมื่อหาข้อมูลของสถานที่จัดเลี้ยงจากช่องทางต่างๆ จนมีสถานที่จัดงานซึ่งพึงพอใจเรียบร้อยแล้วนั้น ทางผู้จัดงานจำเป็นที่จะต้องเดินทางไปดูสถานที่จริงด้วย เพราะว่าการไปดูสถานที่จริงด้วยตัวเองจะช่วยทำให้สามารถรับรู้รายละเอียดต่างๆ ในเรื่องของสถานที่ได้อย่างครบถ้วน ซึ่งรายละเอียดเหล่านั้นจะช่วยให้มองเห็นภาพรวมของงานได้เป็นอย่างดี
ถ้าไปสำรวจสถานที่จริงแล้วมีรายละเอียดของสถานที่บางเรื่องที่รู้สึกว่าจะส่งผลกับการจัดเลี้ยงที่จะจัดขึ้นก็สามารถสอบถามเจ้าหน้าที่ถึงเรื่องที่กังวลได้ทันที หรือถ้าตรวจดูสถานที่แล้วเห็นถึงความเหมาะสม หรือความไม่เหมาะสมในเรื่องต่างๆ ด้วยตัวเองก็จะช่วยให้ทำการตัดสินใจว่าจะเลือกสถานที่นั้นในการจัดงานหรือไม่ โดยการเลือกสถานที่จัดงานควรมีตัวเลือกไว้ประมาณ 2 – 3 สถานที่ เพราะถ้ามีปัญหาติดขัด หรือสถานที่แรกซึ่งเป็นตัวเลือกลำดับแรกไม่ถูกใจก็จะได้มีสถานที่ลำดับต่อไปรองรับ โดยที่ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาหาข้อมูลของสถานที่อีกครั้ง
7. ตกลงเรื่องรายละเอียดเกี่ยวกับโต๊ะจีนให้เรียบร้อย
เมื่อตัดสินใจเลือกสถานที่รับจัดโต๊ะจีนได้เรียบร้อยแล้วนั้น การตกลงในเรื่องของรายละเอียดการใช้งานทั้งหมดกับทางสถานที่เรียกได้ว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะว่าการจัดเลี้ยงเป็นงานที่มีรายละเอียดปลีกย่อยต่างๆ เป็นจำนวนมาก ซึ่งบางครั้งรูปแบบของการจัดงานอาจจะไปขัดกับระเบียบในการใช้สถานที่
ดังนั้นก่อนที่จะทำสัญญาจึงควรพูดคุยในเรื่องรายละเอียดของงาน รวมไปถึงรูปแบบของกิจกรรมต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในงานกับทางเจ้าหน้าที่ของสถานที่จัดเลี้ยงให้เรียบร้อย เพื่อที่จะได้รับรู้ในเรื่องของกฎระเบียบ ข้อห้าม ข้อจำกัดของสถานที่
ซึ่งควรรวมไปถึงรายละเอียดต่างๆ ในการจัดเตรียมสถานที่ซึ่งควรทำความเข้าใจกับเจ้าหน้าที่ของสถานที่นั้นได้แก่เรื่องของระยะเวลา และข้อกำหนดในการให้ใช้สถานที่ ไม่ว่าจะเป็นระยะเวลาในการเข้าไปจัดเตรียมสถานที่ ระยะเวลาในการเก็บสิ่งของหลังเลิกงาน ข้อห้ามต่างๆ ในการจัดเตรียมสถานที่ สิ่งของต่างๆ ที่ทางสถานที่จัดเลี้ยงมีให้บริการ ถ้ามีการเปิดเครื่องปรับอากาศต้องสอบถามรายละเอียดให้ชัดเจนว่าเริ่มเปิดเครื่องปรับอากาศในตอนไหน ปิดเครื่องปรับอากาศในตอนไหน การขนย้ายสิ่งของต่างๆ มีข้อจำกัดอะไรหรือไม่
รายละเอียดในเรื่องของการจัดเตรียมสถานที่นั้นเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม เนื่องจากถ้างานจัดเลี้ยงสามารถเตรียมการได้สะดวก ก็จะส่งผลให้งานที่จัดนั้นสร้างความประทับใจให้กับผู้ที่มาร่วมงานได้นั่นเอง
8. การตกลงทุกครั้งต้องมีการทำสัญญา
ขั้นตอนสุดท้ายสำหรับการเลือกสถานที่จัดเลี้ยงนั้นคือเรื่องของการทำสัญญา เพราะการทำสัญญานั้นหมายถึงว่าการตกลงใช้สถานที่เพื่อจัดเลี้ยงนั้นได้รับการยืนยันเรียบร้อยแล้ว โดยการทำสัญญาก็จะมีความแตกต่างกันไปในแต่ละสถานที่ โดยบางสถานที่อาจจะต้องวางเงินเต็มจำนวน หรือบางสถานที่จะเรียกเก็บแค่ค่ามัดจำ แล้วเก็บจำนวนที่เหลือเมื่อจัดงานเรียบร้อย สิ่งที่สำคัญในสัญญาคือรายละเอียดต่างๆ ที่ได้ทำการตกลงกันไว้ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของวัน / เวลา ที่จะจัดงาน วัน / เวลาสำหรับการเตรียมงาน รวมไปถึงรายละเอียดต่างๆ ของงานทั้งหมด
ในสัญญาจำเป็นต้องมีในเรื่องของค่าชดเชย หรือค่าปรับต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ในกรณีที่มีฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งทำผิดสัญญา ยกตัวอย่างเช่นฝ่ายผู้จัดงานทำให้สถานที่เกิดความเสียหาย หรือทางฝ่ายสถานที่ไม่จัดเตรียมสถานที่ให้ตรงกับที่ตกลงกันไว้ทำให้ทางฝ่ายผู้จัดงานเกิดความเสียหาย ซึ่งเรื่องเหล่านี้ล้วนแต่เป็นความผิดที่ต้องชดเชยให้อีกฝ่าย
จากบทความนี้จะเห็นได้ว่าการจัดหาสถานที่จัดเลี้ยงนั้นเป็นเรื่องที่ต้องใส่ใจในรายละเอียด เพราะว่าถ้าการจัดหาสถานที่ทำได้อย่างถูกต้อง และเหมาะสมกับงานที่จะจัดแล้ว การจัดงานไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนการจัดเตรียมงาน หรือการดำเนินงานในเวลาจริงก็จะมีความสะดวก สร้างความประทับใจให้กับผู้ที่มาร่วมงานได้เป็นอย่างดี
