การจัดเลี้ยงในรูปแบบของการจัดบุฟเฟต์นั้นได้รับความนิยมเป็นอย่างมากสำหรับยุคปัจจุบัน เนื่องจากเป็นรูปแบบการจัดงานที่สะดวก ผู้มาร่วมงานสามารถทานอาหารได้อย่างเต็มที่ อีกทั้งยังไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมากนัก ทำให้ผู้ต้องการจัดเลี้ยงเลือกการจัดเลี้ยงในรูปแบบนี้มากยิ่งขึ้นนั่นเอง ถึงแม้จะดูว่าเป็นเรื่องง่าย แต่การจัดงานในรูปแบบนี้นั้นก็มีบางเรื่องที่ไม่ควรทำ ลองมาดูกันว่า 8 เรื่องไม่ควรปฏิบัติในการจัดบุฟเฟต์นั้นมีอะไรบ้าง
1. ขาดการวางแผนที่ดี
การจัดงานทุกอย่างนั้นจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผนล่วงหน้า เพราะว่าการวางแผนอย่างรอบคอบนั้นจะทำให้งานที่จัดนั้นออกมาได้อย่างสมบูรณ์แบบมากที่สุด ซึ่งการจัดเลี้ยงแบบบุฟเฟต์ก็จำเป็นต้องมีการวางแผนงานล่วงหน้าเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการจัดหาสถานที่ เรื่องงบประมาณ เรื่องอาหาร / เครื่องดื่ม เรื่องการดูแลผู้ที่มาร่วมงาน เรื่องกำหนดการต่างๆ ภายในงาน ซึ่งเรื่องเหล่านี้เป็นเรื่องที่สำคัญทั้งสิ้น ดังนั้นก่อนที่จะจัดบุฟเฟต์ทุกครั้งจึงจำเป็นต้องมีการวางแผนล่วงหน้าเสมอ
2. ระยะเวลาในการเตรียมงานน้อยเกินไป
การจัดเลี้ยงบุฟเฟต์นั้นมีรายละเอียดต่างๆ ที่ทางเจ้าภาพจำเป็นต้องเตรียมการมากพอสมควร ดังนั้นการจัดงานด้วยระยะเวลาที่กระชั้นชิดจะทำให้การเตรียมงานในด้านต่างๆ ทำด้วยความรีบเร่ง จนอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ ซึ่งเรื่องที่มักเกิดความผิดพลาดเมื่อมีเวลาเตรียมงานที่น้อยเกินไปนั้นได้แก่เรื่องของอาหาร และการเชิญผู้ร่วมงาน
แต่การจัดงานในระยะเวลาที่กระชั้นชิดนั้นทำได้ถ้าทางผู้จัดงานมีความชำนาญมากเพียงพอ ดังนั้นเมื่อจำเป็นที่จะต้องจัดเลี้ยงบุฟเฟต์ในระยะเวลาที่กระชั้นชิดควรเลือกทีมงานที่มีความชำนาญมาเป็นคนจัดการให้
3. งบประมาณไม่เพียงพอ
สำหรับการจัดเลี้ยงรูปแบบต่างๆ นั้นสิ่งที่จะทำให้งานนั้นเกิดขึ้นได้คือเงินนั่นเอง เพราะว่าเงินนั้นจะเป็นสิ่งขับเคลื่อนในส่วนต่างๆ ของงาน ดังนั้นการจัดเลี้ยงบุฟเฟต์จึงจำเป็นต้องมีการจัดเตรียมงบประมาณให้เหมาะสมกับรูปแบบของงานที่ต้องการจัด ถ้ามีงบประมาณเพียงพอการเตรียมงานในขั้นตอนต่างๆ ก็จะไหลลื่น มีอุปสรรคน้อย
แต่ถ้ามีงบประมาณที่ไม่เพียงพอกับรูปแบบงานที่ต้องการแล้วนั้น การเตรียมงานจะกลายเป็นเรื่องยากทันที ยกตัวอย่างเช่นการจัดเลี้ยงบุฟเฟต์โดยเช่าสถานที่จัดงานนั้นจำเป็นที่จะต้องมีค่าใช้จ่ายในเรื่องของสถานที่ ซึ่งถ้าสถานที่ต้องการมีค่าใช้จ่ายมากกว่างบประมาณที่เตรียมไว้ อาจจะทำให้ต้องมองหาสถานที่อื่นๆ ซึ่งอาจจะไม่ตรงกับความต้องการ รวมไปถึงเรื่องของอาหาร
ถ้างบประมาณในเรื่องของอาหารไม่สัมพันธ์กับจำนวนของผู้ร่วมงานอาจจะทำให้อาหารในงานนั้นมีคุณภาพต่ำกว่าที่คาดหวังไว้ เนื่องจากต้องเลือกอาหารที่มีราคาถูกลงมา เพื่อให้ได้ปริมาณอาหารที่เพียงพอต่อจำนวนผู้ร่วมงาน
4. สถานที่ไม่เหมาะสม
การจัดเลี้ยงแบบบุฟเฟต์นั้นเรื่องของสถานที่ก็มีความสำคัญไม่น้อย เพราะว่าการจัดเลี้ยงในรูปแบบนี้นั้นผู้ที่มาร่วมงานจะมีการเดินไปตักอาหารอยู่ตลอด ทำให้สถานที่จัดบุฟเฟต์นั้นควรจะมีความกว้างขวาง เหมาะสมกับปริมาณผู้ที่จะมาร่วมงาน ถ้าสถานที่มีขนาดเล็กเกินไปก็จะทำให้ภายในงานเกิดความแออัด การลุกเดินไปตักอาหารทำได้ลำบาก ซึ่งจะทำให้ผู้ที่มาร่วมงานเกิดความไม่ประทับใจ
ซึ่งนอกจากเรื่องของขนาดสถานที่แล้ว ผู้จัดงานยังควรพิจารณาถึงเรื่องการเดินทาง เรื่องที่จอดรถ เรื่องห้องน้ำด้วย เพราะถ้าเดินทางลำบาก จอดรถยาก ห้องน้ำไม่เพียง ผู้ที่มาร่วมงานอาจจะปฏิเสธคำเชิญ หรือไม่เกิดความรู้สึกที่ดีในขณะที่มาร่วมงานนั่นเอง
5. จัดเตรียมสถานที่ไม่ดีพอ
อย่างที่ทราบกันดีว่าการจัดบุฟเฟต์นั้นเป็นงานที่ผู้ร่วมงานจะต้องลุกเดินไปมาเพื่อตักอาหาร หรือพูดคุยกับผู้ร่วมงานคนอื่นๆ ดังนั้นเรื่องของการจัดสถานที่ให้เหมาะสมนั้นจึงเป็นเรื่องที่เจ้าภาพไม่สามารถมองข้ามได้เลย ซึ่งการจัดสถานที่สำหรับงานเลี้ยงในรูปแบบนี้นั้นการจัดโต๊ะสำหรับนั่งทานอาหารนั้นต้องไม่ชิดกันจนเกินไป เพื่อให้ผู้ที่มาร่วมงานสามารถลุกไปตักอาหารได้สะดวก และไม่ควรจัดให้มีจำนวนคนมากเกินไปใน 1 โต๊ะ เพราะเมื่อมีการลุกไปตักอาหารจะได้ไม่รบกวนผู้ร่วมโต๊ะคนอื่นๆ
สำหรับการจัดโต๊ะวางอาหารนั้น ทางเจ้าภาพจำเป็นที่จะต้องจัดโต๊ะวางอาหารให้เหมาะสมกับสภาพของสถานที่ และจำนวนผู้ที่มาร่วมงาน โดยโต๊ะวางอาหารควรจัดไว้ในบริเวณโดยรอบของงาน ไม่ควรวางไว้กลางงาน เพราะถ้าโต๊ะวางอาหารอยู่ตรงกลางเมื่อผู้ร่วมงานลุกขึ้นมาตักอาหารจะดูวุ่นวาย ถ้าเป็นงานที่มีผู้ร่วมงานเป็นจำนวนมาก ทางเจ้าภาพควรที่จะจัดโต๊ะวางอาหารหลายๆ จุด เพื่อลดความแออัดในขณะที่มีการตักอาหาร
6. อาหารไม่ได้คุณภาพ
การจัดเลี้ยงทุกประเภทนั้นอีกหนึ่งสิ่งที่จะทำให้ผู้ที่มาร่วมงานประทับใจนั้นได้แก่คุณภาพของอาหารนั่นเอง เพราะผู้ที่มาร่วมงานจัดเลี้ยง โดยเฉพาะการจัดบุฟเฟต์นั้นย่อมคาดหวังว่าจะได้ทานอาหารที่มีคุณภาพ มีรสชาติที่เหมาะสม ดังนั้นทางเจ้าภาพจึงจำเป็นต้องใส่ใจในเรื่องของรสชาติ และคุณภาพของอาหารให้มาก ไม่ใช่มองว่าการจัดบุฟเฟต์นั้นจะเน้นแต่ในเรื่องของปริมาณอาหารเท่านั้น จนละเลยในเรื่องคุณภาพของอาหาร
โดยก่อนที่จะมีการจัดเลี้ยงทางเจ้าภาพจำเป็นที่จะต้องมั่นใจได้ว่าอาหารในงานนั้นมีคุณภาพ และรสชาติตามที่ต้องการ ซึ่งสามารถทำได้โดยการทดลองชิมอาหารในเมนูต่างๆ ที่เลือกไว้จากผู้ให้บริการจัดเลี้ยงก่อนว่าผ่านมาตรฐานหรือไม่ ถ้ามีปัญหาในเรื่องของอาหารก็ต้องให้ผู้ให้บริการปรับปรุงให้เรียบร้อยก่อนที่จะตัดสินใจนำมารับรองผู้มาร่วมงาน
7. ปริมาณอาหารไม่เพียงพอ
ลักษณะเฉพาะของการจัดบุฟเฟต์นั้นคือการที่ผู้มาร่วมงานสามารถทานอาหารประเภทต่างๆ ที่เตรียมไว้ในงานได้อย่างเต็มที่ โดยไม่ต้องกังวลว่าอาหารจะไม่เพียงพอ เจ้าภาพจึงจำเป็นที่จะต้องคำนวณในเรื่องของปริมาณอาหารให้เหมาะสมกับจำนวนผู้ที่มาร่วมงาน โดยสามารถประเมินได้จากการตอบรับคำเชิญให้มาร่วมงานนั่นเอง และจำเป็นที่จะต้องเผื่อปริมาณอาหารให้มากกว่าจำนวนผู้ที่ตอบรับคำเชิญเสมอ เนื่องจากผู้ที่จะมาร่วมงานนั้นอาจจะพาครอบครัวมาด้วย
ซึ่งเรื่องของอาหารนั้นจำเป็นที่จะต้องดูแลไปถึงความถี่ หรือระยะเวลาในการเติมอาหารด้วย เพราะเมื่ออาหารบางชนิดเหลือน้อยผู้ที่มาร่วมงานก็จะไม่อยากตักมาทาน เนื่องจากมองดูแล้วเหมือนอาหารเหลือ ดูไม่น่าทาน ดังนั้นทางเจ้าภาพจึงต้องมีการตรวจดูปริมาณอาหารที่จัดไว้อย่างสม่ำเสมอ เมื่อมีอาหารชนิดใดพร้องลงไปมากก็ให้รีบเติมในทันที
การที่ปริมาณอาหารในการจัดบุฟเฟต์ไม่เพียงพอต่อจำนวนผู้ที่มาร่วมงานนั้นสามารถเรียกได้ว่าเป็นความล้มเหลวของการจัดงานในรูปแบบนี้ ซึ่งผู้ที่มาร่วมงานจะไม่เกิดความประทับใจอย่างแน่นอน
8. ไม่ดูแลผู้ที่มาร่วมงาน
การสร้างความประทับใจที่ดีต่อผู้ที่มาร่วมงานนั้นก็คือการที่เจ้าภาพให้ความใส่ใจ และดูแลผู้ที่มาร่วมงานด้วยความจริงใจ แต่ถ้าเจ้าภาพไม่ใส่ใจ และไม่สนใจผู้ที่มาร่วมงาน ทำแค่เพียงการต้อนรับตามหน้าที่เท่านั้น ผู้ที่มาร่วมงานก็จะเกิดความไม่ประทับใจในการมาร่วมงานทันที
เรื่องการดูแลผู้ที่มาร่วมงานนั้นถ้าเจ้าภาพไม่สามารถทำได้อย่างทั่วถึงก็ควรที่จะมีตัวแทน หรือผู้ช่วย ซึ่งเป็นบุคคลที่เจ้าภาพไว้วางใจได้มาช่วยในเรื่องการดูแล และอำนวยความสะดวกในด้านต่างๆ ให้กับผู้ที่มาร่วมงาน ทางผู้ที่มาร่วมงานก็จะเกิดความประทับใจ ซึ่งเรื่องเหล่านี้สามารถทำได้ไม่ยาก และเป็นเรื่องที่เจ้าภาพไม่ควรมองข้ามเป็นอันขาด
จะเห็นได้ว่าการจัดบุฟเฟต์นั้นเป็นการจัดงานที่มีรายละเอียดต่างๆ ซึ่งไม่สามารถมองข้ามได้เลยถ้าต้องการที่จะจัดงานให้ประสบความสำเร็จ และประทับใจผู้ร่วมงาน ซึ่ง “8 เรื่องไม่ควรปฏิบัติในการจัดบุฟเฟต์” ที่ได้นำมาแนะนำไว้ในบทความนี้จะช่วยผู้ที่ต้องการจัดงานเลี้ยงในรูปแบบนี้ รวมไปถึงการจัดงานเลี้ยงในรูปแบบอื่นๆ สามารถนำไปปรับใช้กับรูปแบบของการจัดงานที่ต้องการได้ตามความเหมาะสม และเชื่อว่าการจัดงานนั้นต้องประทับใจผู้ที่มาร่วมงานได้อย่างแน่นอน
