การจัดเลี้ยงในรูปแบบต่างๆ นั้นเป็นการจัดงานที่มีรายละเอียดต่างๆ มากมาย ซึ่งบางครั้งทางผู้ที่ต้องการจัดงานอาจจะมีการมองข้าม หรือหลงลืมรายละเอียดต่างๆ ไป ทำให้การจัดงานนั้นออกมาได้ไม่ตรงตามความต้องการ หรือเกิดการผิดพลาดขึ้นในขณะที่กำลังมีงาน ซึ่งเรื่องต่างๆ เหล่านี้ล้วนแต่เป็นสิ่งที่ไม่มีใครอยากให้เกิดขึ้น และเมื่อเกิดขึ้นแล้วย่อมสร้างความไม่ประทับใจให้กับผู้ที่มาร่วมงาน มาดูกันว่าเรื่องที่ไม่ควรมองข้ามในการจัดเลี้ยงนั้นมีอะไรบ้าง
1. กำหนดประเภทของงานให้ชัดเจน
การจัดเลี้ยงนั้นมีการจัดขึ้นในหลายโอกาส หลากหลายวัตถุประสงค์ ทำให้การจัดเลี้ยงแต่ละรูปแบบนั้นมีรายละเอียดปลีกย่อย หรือมีรูปแบบของงานที่แตกต่างกันออกไป ไม่ว่าจะเป็นการจัดเลี้ยงแต่งงาน การจัดเลี้ยงบริษัท การจัดเลี้ยงวันเกิด ซึ่งงานเหล่านี้จะมีความแตกต่างในเรื่องของรายละเอียด รวมไปถึงระดับการมีส่วนร่วมของผู้ที่เข้าร่วมงาน
ยกตัวอย่างเช่นการจัดเลี้ยงประจำปีสำหรับพนักงานบริษัท โดยการจัดเลี้ยงรูปแบบนี้จะเน้นในเรื่องการมีส่วนร่วมของผู้ร่วมงานซึ่งคือพนักงานระดับต่างๆ ภายในบริษัทนั่นเอง รูปแบบของงานจะเน้นไปในทิศทางที่สนุกสนาน มีเกม หรือกิจกรรมต่างๆ ให้พนักงานได้มีส่วนร่วม เพื่อเป็นการเชื่อมความสัมพันธ์ภายในองค์กร เป็นงานที่เน้นความสนุกสนาน และการมีส่วนร่วมของผู้ร่วมงานเป็นสำคัญ
ส่วนการจัดเลี้ยงในงานแต่งงานนั้นจะมีรูปแบบตายตัว มีลำดับพิธีการชัดเจน เป็นงานเลี้ยงที่มีผู้ร่วมงานหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นผู้ใหญ่ของบ่าวสาว ญาติพี่น้อง เพื่อนร่วมงาน คนรู้จัก ทำให้การจัดเลี้ยงสำหรับงานแต่งงานเป็นงานที่มีรูปแบบตายตัว ผู้ที่มาร่วมงานไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์ต่อกันมากเท่าไหร่ ถ้าไม่ได้เป็นคนที่รู้จักกันมาก่อน
จะเห็นได้ว่ารูปแบของงานเลี้ยงแต่ละประเภทนั้นมีความแตกต่างกันในเรื่องของรายละเอียด ทำให้ก่อนที่จะจัดงานเลี้ยงควรกำหนดประเภทของงานให้ชัดเจนก่อน เพื่อที่จะได้เตรียมตัวจัดงานเลี้ยงในรูปแบบที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง
2. กำหนดงบประมาณ
การจัดเลี้ยงทุกรูปแบบนั้นจำเป็นที่จะต้องมีการกำหนดงบประมาณในการจัดงานให้เหมาะสม เพื่อจะได้สามารถนำงบประมาณที่ได้จัดไว้ไปจัดเตรียมงานในส่วนต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของค่าสถานที่ ค่าตกแต่ง ค่าอาหาร / เครื่องดื่ม ค่าของรางวัล เป็นต้น โดยการกำหนดงบประมาณว่าจะต้องใช้เป็นจำนวนเท่าไหร่นั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสม และการตัดสินใจของผู้จัดงาน โดยงบประมาณส่วนมากจะถูกนำไปใช้ในส่วนของค่าอาหาร / เครื่องดื่ม และค่าสถานที่นั่นเอง
3. ความเหมาะสมต่อสถานที่
เมื่อกำหนดประเภทของงานได้ชัดเจน เรื่องต่อมาที่ไม่ควรมองข้ามเลยคือเรื่องของสถานที่ เพราะว่าการจัดงานให้ได้ตรงตามความต้องการมากที่สุดสถานที่จัดงานต้องเหมาะสมกับรูปแบบของงานด้วย ยกตัวอย่างเช่นการจัดงานเลี้ยงประจำปีของบริษัทนั้นจำเป็นที่จะต้องใช้สถานที่จัดงานซึ่งมีพื้นที่เหมาะสมเพื่อใช้ทำกิจกรรมต่างๆ รวมไปถึงสามารถใช้เสียงดังได้
แต่ถ้าเป็นการจัดงานแต่งงานก็จะเน้นไปในสถานที่จัดงานซึ่งมีการจัดสถานที่โดยรอบอย่างสวยงาม อาจจะเป็นบ้านเรือนไทย หรือสถานที่จัดงานภายในสวน ที่เหมาะสมกับรูปแบบของงานซึ่งทางคู่บ่าวสาวได้วางแผนไว้ เป็นต้น
ซึ่งเรื่องของความเหมาะสมนั้นควรที่จะมองไปถึงสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ภายในสถานที่จัดงานด้วย ไม่ว่าจะเป็นจำนวนห้องน้ำที่ควรเหมาะสมกับจำนวนผู้ที่จะร่วมงาน เรื่องของอุปกรณ์ต่างๆ ที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับการจัดงาน ยกตัวอย่างเช่น เครื่องเสียง หรืออุปกรณ์บนเวทีต่างๆ นอกจากนี้ยังต้องให้ความสำคัญในเรื่องของที่จอดรถด้วย การจัดงานที่ดีนั้นจำเป็นที่จะต้องมีที่จอดรถที่เพียงพอ และปลอดภัยสำหรับผู้ที่จะมาร่วมงาน
4. กำหนดธีมงาน และมีการตกแต่งที่เหมาะสม
สิ่งที่สามารถทำให้ผู้ที่มาร่วมงานรู้สึกมีส่วนร่วม และรู้สึกสนุกสนานไปกับการจัดเลี้ยงได้นั่นคือการจัดให้มีธีมงานในรูปแบบต่างๆ นั่นเอง โดยธีมของการจัดเลี้ยงที่ดีนั้นควรเป็นสิ่งที่อยู่ในความสนใจ หรือตรงกับจุดประสงค์ของการจัดงานมากที่สุด ยกตัวอย่างเช่นการกำหนด Dress Code ในการแต่งตัวสำหรับผู้ที่จะมาร่วมงาน หรือกำหนดธีมงานให้เข้ากับเหตุการณ์ต่างๆ เพื่อผู้ให้ผู้ที่มาร่วมงานรู้สึกสนุกสนาน
ยกตัวอย่างเช่นการจัดเลี้ยงวันเกิดก็อาจจะกำหนดธีมของงานเป็นงานวัด โดยให้ผู้ที่มาร่วมงานแต่งตัวในรูปแบบที่มีสีสันสดใส รวมไปถึงตกแต่งสถานที่จัดงานให้มีความรู้สึกว่ากำลังอยู่ในงานวัด ซึ่งเมื่อทำตามนี้ภาพรวมของการจัดเลี้ยงก็จะเหมือนเที่ยวเล่น ทานอาหารอยู่ในงานวัด ทำให้ผู้ที่มาร่วมงานรู้สึกสนุกสนานมากยิ่งขึ้น
แต่ว่าการตกแต่งสถานที่ให้เป็นไปตามธีมของการจัดเลี้ยงนั้นจำเป็นที่จะต้องศึกษาถึงระเบียบต่างๆ ที่ทางสถานที่จัดเลี้ยงกำหนดไว้ด้วย เพราะการตกแต่งสถานที่ในบางรูปแบบอาจจะขัดกับระเบียบของสถานที่จัดงานนั่นเอง
5. เตรียมอาหารเครื่อง และดื่มที่เหมาะสม
ความพร้อมของอาหาร และเครื่องดื่มสำหรับการจัดเลี้ยงนั้นเรียกได้ว่าเป็นส่วนที่สามารถสร้างความประทับใจให้กับผู้ที่มาร่วมงานได้เป็นอย่างดี โดยรูปแบบการจัดเลี้ยง รวมไปถึงการเตรียมอาหาร / เครื่องดื่มต้องมีความเหมาะสมสอดคล้องกับผู้ที่จะมาร่วมงานส่วนใหญ่ ยกตัวอย่างเช่นการจัดเลี้ยงแบบเป็นทางการก็ควรจะเตรียมอาหาร / เครื่องดื่มในลักษณะของอาหารชุด โดยมีพนักงานคอยบริการเสิร์ฟอาหาร
แต่ถ้าเป็นงานเลี้ยงในรูปแบบที่เน้นความสนุกสนานรื่นเริง เน้นไปถึงการมรปฏิสัมพันธ์กันของผู้ที่มาร่วมงานก็อาจจะเตรียมอาหาร / เครื่องดื่มในลักษณะการจัดเลี้ยงแบบบุฟเฟต์ หรือค็อกเทล เพราะว่าการลุกไปตักอาหาร และการทานอาหารในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการมากจะช่วยให้ผู้ที่มาร่วมงานได้พบปะพูดคุยกันมากกว่าการจัดเลี้ยงในรูปแบบที่เป็นทางการ
การจัดเตรียมอาหาร / เครื่องดื่มนั้นสิ่งที่ห้ามผิดพลาดเด็ดขาดคือการเตรียมอาหาร / เครื่องดื่มในปริมาณที่ไม่เพียงพอสำหรับผู้ที่มาร่วมงาน ถ้าเป็นงานเลี้ยงสังสรรค์ที่เน้นในเรื่องความสนุกสนานแล้วนั้น การเตรียมเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ในปริมาณที่เหมาะสมสำหรับผู้ที่มาร่วมงานก็เป็นเรื่องที่สำคัญเช่นกัน
6. กิจกรรมภายในงาน
การกำหนดให้มีกิจกรรมต่างๆ ภายในงานจัดเลี้ยงนั้นเป็นสิ่งที่จะช่วยเพิ่มความสนุกสนาน และการมีส่วนร่วมของผู้ที่มาร่วมงานได้เป็นอย่างดี ซึ่งกิจกรรมต่างๆ นั้นสามารถเลือกจัดได้หลากหลายรูปแบบตามความเหมาะสม แต่กิจกรรมที่จัดนั้นต้องไม่ขัดกับภาพรวมของงานที่จะจัด
ยกตัวอย่างเช่นการจัดเลี้ยงสำหรับงานแต่งงานนั้นก็อาจจะจัดให้มีการแสดงดนตรี ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ช่วยให้ผู้ที่มาร่วมงานได้มีความเพลิดเพลิน ไม่รู้สึกเบื่อจนเกินไป หรือกิจกรรมงานเลี้ยงประจำปีของบริษัทที่อาจจะจัดให้มีการแข่งขันต่างๆ รวมไปถึงมีการแจกของรางวัล เพื่อที่จะช่วยให้เกิดความสนุกสนาน และความสัมพันธ์ที่ดีในหมู่พนักงาน
แต่ข้อสำคัญสำหรับการจัดกิจกรรมต่างภายในการจัดเลี้ยงนั้นจะต้องมีความเหมาะสมในหลายๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นจำนวนกิจกรรมที่ไม่มากจนเกินไป เพราะจุดมุ่งหมายหลักของงานคือการจัดเลี้ยง การทานอาหาร การจัดกิจกรรมนั้นเป็นเพียงส่วนย่อยที่จะช่วยให้การจัดเลี้ยงนั้นมีความสนุกสนานมากยิ่งขึ้น
ส่วนรางวัลที่นำมาแจกสำหรับกิจกรรมต่างๆ นั้นควรเป็นสิ่งของที่มีประโยชน์ และใช้งานได้จริง อย่างเช่นเงินสด ทองคำ เครื่องใช้ไฟฟ้า อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เพื่อที่จะจูงใจให้ผู้ที่มาร่วมงานนั้นมีความสนใจในกิจกรรมที่จัดขึ้นนั่นเอง
จะเห็นได้ว่าการจัดเลี้ยงนั้นต้องมีการวางแผนงานในเรื่องต่างๆ ก่อนที่จะเริ่มจัดงานอย่างรัดกุม เพราะการวางแผนที่ดีจะช่วยให้การจัดงานนั้นออกมาดี มีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด และสร้างความประทับใจให้กับผู้ที่มาร่วมงานได้มากที่สุด ซึ่งเรื่องราวต่างๆ ที่ได้แนะนำไว้ใน “6 เรื่องที่ไม่ควรมองข้ามสำหรับการจัดเลี้ยง” นั้นเชื่อว่าจะช่วยสร้างความเข้าใจที่มากขึ้นกับการวางแผนจัดเลี้ยง และช่วยเพิ่มมุมมองในด้านต่างๆ ให้กับผู้ที่ต้องการจัดงานได้อย่างแน่นอน อีกทั้งยังสามารถนำไปปรับใช้กับการจัดงานประเภทต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม
