9 สิ่งพึงระวังห้ามพลาดในการจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่

การจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่ หากมีการวางแผนที่ดีจะสร้างความประทับใจให้กับแขกไปอีกนานเท่านาน แต่ในขณะเดียวกันหากมีข้อผิดพลาดก็อาจจะเป็นที่กล่าวถึงบ่อย ๆ และแน่นอนคงไม่มีใครอยากให้มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นระหว่างงาน คงจะดีหากเจ้าของงานรู้ล่วงหน้าว่าจะเกิดปัญหาอะไรและหาทางแก้ไขได้ทันท่วงที บทความนี้จะกล่าวถึง 9 สิ่งพึงระวังในการจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่ เพื่อช่วยให้เจ้าภาพวางแผนงานได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

1. คำนวณปริมาณอาหารให้เพียงพอ

สิ่งสำคัญที่สุดในการจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่ คือการคำนวณปริมาณอาหารและเครื่องดื่มให้เพียงพอกับผู้ที่มาในงาน เนื่องจากการจัดอาหารนอกสถานที่อาจจะมีข้อจำกัดในการปรุงอาหารเพิ่มเติม ในกรณีที่อาหารอย่างใดอย่างนึงหมด และก็คงจะฉุกละหุกวุ่นวายไม่น้อยหากพบว่า อาหารไม่พอและผู้ที่มาถึงงานทีหลังอาจจะไม่ได้รับประทานอาหารบางอย่าง ดังนั้นทางเจ้าภาพจึงควรคำนวณปริมาณอาหารอย่างรอบคอบและเผื่อปริมาณอาหารและเครื่องดื่มไว้อย่างเพียงพอเพื่อที่แขกทุกคนจะรับประทานอาหารอย่างมีความสุข โดยเฉพาะอย่างยิ่งน้ำดื่มและน้ำแข็งจะหมดก่อนเป็นอันดับแรกหากอากาศร้อน อย่างไรก็ตามไม่ควรจัดอาหารมากเกินความจำเป็นเพราะจะทำให้อาหารเหลือทิ้งและสิ้นเปลืองงบประมาณในการจัดงานโดยเปล่าประโยชน์

2. อย่าพลาดโอกาสในการเลือกอาหารที่เหมาะสม

สิ่งที่ต้องระวังในการจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่คือไม่ควรพลาดโอกาสในการสังเกตว่าผู้ร่วมงานส่วนมากไม่รับประทานอาหารประเภทใด และควรหลีกเลี่ยงการสั่งอาหารประเภทนั้นเพื่อป้องกันปัญหาที่อาหารบางอย่างไม่เพียงพอ และอาหารบางอย่างเหลือทิ้ง ในการเลือกเมนูผู้ที่มีหน้าที่สั่งอาหารไม่ควรเอาความชอบของตัวเองเป็นหลัก แต่ควรสังเกตว่าผู้ร่วมงานชอบอาหารประเภทใดเป็นพิเศษและสั่งในปริมาณมากขึ้น เพื่อให้เพียงพอต่อความต้องการ เช่น หากผู้ร่วมงานเป็นชาวตะวันตก ให้เลือกอาหารฝรั่ง เช่นพาสตา แฮมเบอร์เกอร์หรือบาร์บีคิว

โดยมีอาหารไทยเสริมเข้าไปเล็กน้อยเพื่อเพิ่มสีสัน หรือหากผู้ร่วมงานส่วนใหญ่เป็นคนมุสลิม ควรหลีกเลี่ยงการสั่งเนื้อหมู นอกจากนี้ไม่ควรลืมเพิ่มเมนูอาหารมังสวิรัติเข้ามาเป็นส่วนประกอบในการจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่ด้วย เผื่อแขกที่มาร่วมงานบางคนละเว้นการรับประทานเนื้อสัตว์ เพียงเท่านี้ ทุกคนก็สามารถมีความสุขกับมื้ออาหารร่วมกันได้ นอกจากนี้ควรเลือกคำนึงถึงอายุของผู้ที่มาร่วมงานด้วย เพื่อให้แขกที่มาร่วมงานได้รับประทานอาหารที่อร่อย และดีต่อสุขภาพ

โดยจัดอาหารที่รับประทานง่าย ไม่เผ็ด เช่น หมูทอด หรือแกงจืดสำหรับเด็ก และเลือกอาหารที่ย่อยง่าย ไม่มัน และรสไม่จัดมากสำหรับกลุ่มแขกผู้ใหญ่ หากมีโอกาสเตรียมการเรื่องอาหารล่วงหน้า ผู้จัดอาหารควรขอข้อมูลการรับประทานอาหารของผู้ร่วมงานทุกคน เพื่อที่จะสามารถคำนวณปริมาณอาหารที่ต้องเตรียมได้อย่างแม่นยำมากขึ้น 

3. ระวังอย่าเลือกอาหารเครื่องดื่มที่จำเจ 

การจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่มีข้อควรระวังอีกอย่างคือ หลีกเลี่ยงการเลือกอาหารหรือเครื่องดื่มที่มีรสชาติเหมือน ๆ กันไปหมด และควรเลือกอาหารเครื่องดื่มให้มีความหลากหลาย แปลกใหม่ ไม่ใช่เมนูที่ทำรับประทานที่บ้านทั่วไป และมีการจัดตกแต่งให้น่ารับประทาน มีรสชาติครบถ้วน ทั้งเปรี้ยว หวาน เค็ม เผ็ด นอกจากนี้อาหารที่เลือกมาควรมีเนื้อสัมผัสที่แตกต่างกัน ทั้งกรอบและนุ่ม และมีเทคนิคการประกอบอาหารครบถ้วนทั้งต้ม ผัด แกง และอาหารเรียกน้ำย่อย

เพื่อตอบสนองทุกความต้องการของผู้ที่มาในงาน แต่ในขณะเดียวกันก็อย่าลืมคำนึงถึงความเข้ากันได้ของอาหารแต่ละอย่างด้วย หากเลือกอาหารตะวันตกที่มีส่วนประกอบของครีมหรือชีสเยอะแล้วก็อาจเลือกสลัดผลไม้เข้าไปเสริมเพื่อตัดเลี่ยน และพยายามเพิ่มความคิดสร้างสรรค์ในเรื่องของรสชาติเข้าไป ก็จะทำให้ถูกใจคนรับประทานได้ง่ายขึ้น 

นอกจากนี้อย่าลืมชิมอาหารก่อนที่จะตัดสินในเลือก และหาข้อมูลหรือรีวิวด้านความถนัดของผู้ให้บริการบุฟเฟต์แต่ละเจ้า เพราะบางที่ก็ถนัดอาหารญี่ปุ่น บางที่ก็ถนัดอาหารจีน เพราะสิ่งที่สำคัญคือทำให้แขกที่มางานทุกคนได้รับประทานอาหารที่อร่อยและมีคุณภาพดี

4. สภาพอากาศระหว่างงาน

ในการจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่ ผู้จัดงานควรวางแผนเรื่องสถานที่ให้รอบคอบ เนื่องจากบางครั้งในช่วงกลางวันอากาศอาจจะร้อนมาก หรือบางครั้งฝนอาจจะตก การเลือกสถานที่ให้สอดคล้องกับสภาพอากาศก็นับว่าเป็นความท้าทายอย่างยิ่ง และเป็นหนึ่งข้อพึงระวังที่สำคัญในการจัดงาน เจ้าภาพควรดูว่างานของเราจัดในเวลาใด เพราะความร้อนในเวลาที่ต่างกันของวันก็มีผลอย่างยิ่งต่อความเหนื่อยล้าของแขกที่มาร่วมงาน หากจัดงานในเวลากลางวันที่อากาศร้อนจัด หรือจำเป็นต้องจัดงานในฤดูฝนอาจพิจารณาการจัดงานในร่ม หรือในห้องจัดเลี้ยงที่มีเครื่องปรับอากาศ

เพื่อที่แขกที่มาร่วมงานจะสนุกกับงานได้โดยไม่อึดอัดกับอากาศร้อนอบอ้าวหรือไม่ต้องกังวลกับการเปียกฝน และหากจัดงานกลางคืนในฤดูหนาวอาจเลือกจัดงานกลางแจ้งในสวนเพราะอากาศเย็นสบาย แต่ก็อย่าลืมเตรียมสเปรย์กันยุงเอาไว้หากแขกต้องการใช้ และหากจัดงานริมทะเลที่มีลมแรงอาจจะต้องคำนึงถึงการยึดอุปกรณ์ตกแต่งต่าง ๆ ทั้งบริเวณซุ้มอาหารและที่นั่งให้แน่น เพื่อไม่ให้ปลิวไปรบกวนแขกอีกด้วย

5. วางแผนเรื่องการจัดการเดินทางให้ดี

การใส่ใจดูแลเรื่องการเดินทางของแขกในการจัดงานนอกสถานที่เป็นเรื่องที่สำคัญมาก ควรคำนึงถึงวิธีการที่ผู้มาร่วมงานจะเดินทางมายังสถานที่จัดเลี้ยง และควรวางแผนจัดงานยังสถานที่ที่มีการเดินทางสะดวกทั้งการเดินทางด้วยระบบขนส่งสาธารณะหรือรถยนต์ส่วนตัว มีที่จอดรถเพียงพอ เพราะการเดินทางที่ยากลำบากอาจส่งผลให้แขกตัดสินใจไม่มาร่วมงาน หรือมาไม่ทันทำให้พิธีการล่าช้าได้ นอกจากนี้หากมีแขกผู้ใหญ่ที่ไม่สะดวกเดินทางด้วยตัวเอง อาจจะต้องจัดรถไปรับแขกท่านนั้น ๆ มาที่งาน อย่าลืมวางแผนกับเจ้าของสถานที่เรื่องการจองที่จอดรถสำหรับผู้ที่มาร่วมงาน เพื่อลดปัญหาการเสียเวลาวนหาที่จอดรถที่อาจจะสร้างความหงุดหงิดใจให้แขกที่มางานได้

6. ห้ามพลาดในการจัดการระบบเสียง

งานเลี้ยงที่มีดนตรีที่รื่นหูและระบบเสียงที่ดีจะช่วยเพิ่มความสนุกให้กับผู้ที่มาร่วมงาน หากต้องร่วมงานที่มีเสียงจากลำโพงดังเกินไป หรือเกิดเสียงหอนรบกวนหรือเสียงอื้ออึงที่ทำให้ฟังพิธีกรพูดไม่รู้เรื่อง และไม่สามารถพูดคุยกับแขกคนอื่นโดยไม่ต้องตะโกนเพราะเสียงเพลงกลบเสียงพูดเสียหมด ก็คงจะสร้างความอึดอัดให้แขกไม่น้อย นอกจากนี้อุปกรณ์ต่าง ๆ อาจจะเกิดปัญหาเสียหรือดับไปโดยที่หาสาเหตุไม่ได้

ดังนั้นเจ้าของงานจึงควรลงทุนเลือกใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์เช่น ไมโครโฟน ลำโพงที่มีคุณภาพได้มาตรฐาน จากผู้ให้บริการมืออาชีพ และควรจัดให้เพียงพอต่อการใช้งานระหว่างพิธีการ นอกจากนี้ควรมีการซ้อมคิวและทดสอบเครื่องเสียงเพื่อมั่นใจว่าจะไม่เกิดข้อผิดพลาดหน้างานอย่างแน่นอน นอกจากนี้การเลือกวงดนตรีก็สำคัญมาก ควรเลือกให้เหมาะกับงานว่าต้องการเพียงเพลงเปิดคลอ หรือวงดนตรีสดที่เล่นไม่กี่คน หรือวงดนตรีขนาดใหญ่ เพื่อเพิ่มสีสันให้กับงานขึ้นมาอีกขั้น 

7. จัดพื้นที่รับรองแขกไม่ให้แออัด

ในการจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่ต้องจัดที่นั่งให้เพียงพอกับจำนวนแขกที่มาร่วมงานด้วย  และควรระวังไม่ให้การจัดผังที่นั่งหนาแน่นจนเกินไป จนทำให้ลุกนั่งไม่สะดวกหรือคอยเลื่อนเก้าอี้ไปชนแขกคนอื่น ควรเว้นระยะช่องว่างระหว่างเก้าอี้แต่ละตัวให้พอเหมาะและไม่ควรจัดช่องว่างระหว่างโต๊ะแคบจนเกินไปทำให้แขกเดินไปตักอาหารไม่สะดวก อีกสิ่งหนึ่งที่เจ้าภาพควรระวังก็คือทางที่จะเดินไปตักอาหารจะต้องเรียบ ไม่มีสิ่งกีดขวาง หรือชื้นแฉะที่อาจก่อให้เกิดอุบัติเหตุลื่นล้มได้ นอกจากนี้ควรดูแลให้มีอุปกรณ์ในการรับประทานอาหาร เช่น จาน ชาม ช้อนส้อม กระดาษเช็ดปาก ไม้จิ้มฟัน ให้ครบครันที่ซุ้มอาหาร เพื่อที่แขกจะไม่ต้องเอ่ยปากถามบริกรอยู่บ่อย ๆ 

นอกจากนี้เจ้าภาพควรใส่ใจกับการจัดวางผังที่นั่งให้แขกที่มางาน ควรระวังไม่ให้แขกกลุ่มที่ไม่สนิทกันหรือความเห็นไม่ลงรอยกันนั่งโต๊ะเดียวกัน ไม่จัดที่นั่งให้แขกที่มีอายุน้อยอยู่ในกลุ่มแขกผู้ใหญ่ หรือจัดที่นั่งให้แขกที่มาคนเดียวนั่งในกลุ่มคนอื่น ๆ ที่สนิทกันจนผู้ที่มาคนเดียวไม่มีโอกาสได้เริ่มบทสนทนาหรือมีโอกาสสนทนาเรื่องอื่นที่ตนเองสนใจ เพราะจะทำให้รู้สึกเครียด อึดอัด ไม่สนุกกับงานและอยู่ในงานไม่ได้นาน 

8. เตรียมจำนวนผู้ให้บริการไม่ให้น้อยเกินไป

ในการจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่ควรจัดเตรียมพนักงานหรือบริกรที่มาให้บริการแขกที่มาในงานให้เพียงพอ ไม่ให้มีจำนวนน้อยเกินไปเพราะอาจเกิดความล่าช้าหรือให้บริการไม่ต่อเนื่องได้ นอกจากนี้ควรจัดให้มีพนักงานเดินไปตักอาหารมาบริการที่โต๊ะของแขกผู้ใหญ่ เพราะหลาย ๆ ท่านอาจไม่สะดวกที่จะเดินไปตักอาหารด้วยตัวเอง นอกจากนี้ควรให้พนักงานมืออาชีพคอยสังเกตแขกในแต่ละโต๊ะว่ามีใครอยากได้อะไรเพิ่มเติมระหว่างการรับประทานอาหารหรือไม่

นอกจากนี้ข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นในระหว่างการจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่ก็คือ ไม่มีพนักงานเพียงพอที่จะคอยเติมอาหารทันทีที่อาหารพร่องไปหรือเหลือแต่น้ำแกง จนดูไม่น่ารับประทาน หรือไม่มีผู้ที่คอยจัดแต่งอาหารให้ดูน่ารับประทานเหมือนเพิ่งถูกจัดเสิร์ฟใหม่ ๆ ทำให้บางครั้งแขกรู้สึกว่าอาหารเหลือจากผู้อื่น และหมดความสนใจที่จะรับประทานในที่สุด สิ่งที่เจ้าภาพจะทำได้เพื่อแก้ปัญหานี้คือจัดพนักงานที่มีความช่างสังเกตให้คอยตรวจสอบถาดใส่อาหาร และคอยเติมอาหารและผักสดโรยหน้าอยู่เสมอ

9. ใส่ใจทุกความต้องการพิเศษของแขก

สิ่งที่ทำให้แขกประทับใจกับงานนอกเหนือจากอาหารที่อร่อยและมีคุณภาพแล้ว เรื่องที่ผู้จัดงานห้ามพลาดก็คือ การใส่ใจทุกความต้องการพิเศษของผู้ที่มาร่วมงาน เช่น หากมีเด็กเล็กมาร่วมงานควรจัดให้มีเก้าอี้สูงสำหรับเด็กโดยเฉพาะ หรือหากเชิญแขกผู้ใหญ่ควรเลือกสถานที่ที่มีทางลาดสำหรับรถเข็นหรือมีลิฟต์เพื่ออำนวยความสะดวก นอกจากนี้ไม่ควรดำเนินพิธีการยาวนานจนทำให้แขกเบื่อ ในขณะเดียวกันก็เพิ่มกิจกรรมให้แขกได้ร่วมสนุก เช่นซุ้มถ่ายภาพ หรือซุ้มวาดภาพระบายสีสำหรับเด็ก เจ้าภาพก็จะได้รับคำชมอย่างล้นหลาม

จะเห็นว่าการวางแผนจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่ให้รอบคอบและการนำข้อควรระวังเหล่านี้ไปใช้ขณะเตรียมงานก็สามารถช่วยให้งานเลี้ยงเป็นไปอย่างราบรื่น และหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์ระหว่างงานเลี้ยงได้อย่างดี นอกจากนี้การเลือกใช้บริการจากธุรกิจจัดบุฟเฟต์นอกสถานที่ที่มีความชำนาญก็จะช่วยอำนวยความสะดวกและทำให้คุณสนุกกับงานและมีความทรงจำดี ๆ กับผู้ร่วมงานได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะเกิดข้อผิดพลาด